前言：當前企業運用視訊會議的情況已相當廣泛，如何有效管理、維護、評估相關設備的使用與會議排程等需求，便成為會議設備管理人員最常遭遇的問題，而TANDBERG Management Suites即是針對以上管理人員需求所推出的產品，透過集中式的管理，讓企業視訊網路、設備以及會議預約安排，更加簡易好管理。

在企業長遠的投資報酬率（Return on Investment；ROI）概念下，為了讓企業所採購的視訊設備系統易於管理，並延長其使用年限，視訊會議設備廠商TANDBERG推出1套可針對設備及會議，進行監控、管理、資源分配、排程與維護的集中控管式系統－TANDBERG Management Suite（TMS）。

企業不僅可以透過TMS整合管理網路系統中不同架構的視訊主機，更簡化了同時預訂會議系統與會議設備的操作程序，提高設備的使用率及企業的投資報酬率。在會議資源管理系統方面，TMS採用Web化圖形使用介面，具備可統一管理不同廠牌視訊會議設備的功\能，以及連結近端和遠端各點視訊系統之不同網路協定環境（IP/ISDN）的管理。

TMS並提供智慧型偵錯機制，能夠快速支援錯誤問題並給予適當處理，小至視訊設備音量的控制、麥克風電池量的多寡等，大至可管理監控企業整體的視訊網路，皆可透過即時檢測錯誤系統配置的設定，大大減少會議問題的發生，使視訊會議的維護與排程更加順暢。

為了使會議系統更具安全性，TMS是以多階式的權限控管，來執行使用者、群組及終端設備的管理與維護；視訊設備管理人員可以在網路上的任一工作站存取TMS Server，只要輸入帳號、密碼，即可進入系統入口管理頁面，整個會議控制中心、會議細節等重要資訊的設定畫面一覽無遺。

TMS提供4大管理功\能：排程、紀錄、偵測、報表

TMS的主要特色在於會議管理功\能，使用者可透過TMS新增、編輯或刪除預約等方式安排會議，而且管理人員只要透過1個螢幕視窗，即可瀏覽全部預定的會議，並控制正在進行的會議設備之相關設定。

所謂的會議排程功\能，是指使用者可事先預約會議，待會議設定完成後，系統便會自動傳送E-mail，通知受邀之與會者開會的時間、地點等相關資訊；此外，也能預先設定與監管該會議所需使用的相關視訊設備，等開會時間一到，立即啟動視訊多點控制器（Multipoint Conferencing Unit；MCU），主動連線至各點的視訊終端，若會議時間不需要延長，亦會根據預定結束的時間，主動終止會議，完全不需要一一手動設置，

在會議控制方面，則有會議衝突管理與提供會議時程等機制，也就是說，當使用者登記的會議時間，與其他人員預約的時間有所衝突，或是該時段的視訊設備不足時，系統除了會主動告知，還能提出其他建議時段以供選擇；此外，亦具備不同關鍵字的會議行程查詢功\能。透過這套系統，可以讓整個會議安排的過程變得更加簡單而流暢。

會議主控者可以透過系統遠端進行多項設定，例如依照各視訊點會議的發言情況，做多樣化的分割畫面轉換、對各與會端的靜音控制、邀請其他與會點、或中斷某一點的連線，以及可執行啟動、延長和終止會議等各種功\能，來維持最佳的開會秩序。除了簡易的視訊及網路會議時程安排外，TMS也整合了常用的Microsoft Outlook或IBM Lotus Notes行事曆，使用者可以輕鬆的利用這項進階功\能，安排會議、預約會議室及邀請會議參與者，無須再學習任何新的軟體操作。

TMS能記錄所有會議的連線日期、時間及參與者等訊息，並提供各式資源使用狀態分析報表，以及通話記錄統計管理，支援HTML、PDF匯出格式，以日期區分，查詢過去歷史紀錄，協助管理者了解各項設備的使用狀況，作為日後增加或調整設備的參考依據。

對於跨國企業或擁有多點會議室的企業而言，TMS還提供圖像布局功\能，也就是搭配地圖顯示的設備監控功\能。舉例來說，1家同時擁有台北、台中、高雄視訊點的企業，可使用台灣地圖作為各點設備監控的背景底圖，雖然各點所建置的設備可能不盡相同，不過，卻可以透過此一圖形化介面，有效管理各點的視訊會議設備。當然，用戶也可以更換上傳企業所在的樓層平面圖，作為各樓層視訊設備的管理顯示畫面，方便管理者進行設備監控與維護各項設定。

事實上，大部分的員工往往對會議室裡的設備操作，並不是非常熟悉，因此，建議企業（尤其是擁有多視訊點的企業），選擇1套功\能完善的整合式管理工具，以便會議管理並提高視訊設備的使用率，如此一來，所有會議室裡的系統設備，都可以透過簡單的操作方式輕鬆搞定。

原文出處 電子時報