企業IT的防疫英雄-視訊會議

~無時差、零距離的中小企業視訊會議~

 

摘選自RUN!PC!第185期/ 專訪台灣威訊得黃勇傑經理 / 文-陳啟川

 

中小企業採用視訊會議系統前的準備

 

國內第一起H1N1的病例出現後，接著又爆發台北縣中和光復國小因新流感疫情停課一週，並進行全校的消毒，雖然這樣的處理方式引起反應過度的爭議，衛生署也邀請專家來訂定相關的標準。但這不禁讓人想到2002年底在中國出現，2003年引發全球恐慌的SARS(急性嚴重呼吸道症候群)期間，對人們從生活、工作甚至是對社會、經濟的衝擊，相信不少人對此都還記憶猶新。

 

◎    殷鑒不遠

當時不少企業為了避免萬一有員工遭受感染，使得所有在同一辦公室的同仁也須進行居家隔離造成公司業務的停擺\，而將辦公場所一分為二，原本許\多的IT架構也因此需要進行調整與採用相關的應變措施，像是資料的埸地備份、遠距協同工作等。雖然造成了許\多的不便，但的確也「迫使」企業IT能開始重新思考IT基礎架構在遭受不可知災害所能展現出來彈性與可靠性。其中，視訊會議系統也是當時許\多企業考慮採用的遠距工作備援方案之ㄧ。

 

當然，視訊會議系統早已發展多年，但由於早期視訊會議設備價格偏高，且相對的影音品質也不若現在的視訊會議設備來的流暢、自然；再加上網路頻寬等基礎建設的環境也不像現在來得方便、便宜，使的整個視訊會議系統的建置門欄不低，僅能為中大型跨國企業或經費較充裕的政府機關或學校單位所採用。

 

◎    中小企業視訊會議需求浮現

不過時至今日情況已有所不同，視訊會議設備的品質日益精進、價格也漸漸降低，在網路頻寬的環境條件上也比從前成熟，10M或光纖網路對企業來說也不是個高不可攀的負擔，使得視訊會議已不再僅是大型企業所能擁有的設備。另外，在地球村來臨的時代，企業會遇到許\多需要與遠距跨國溝通的機會，採用視訊會議系統不但能增加即時溝通的效率，更能節省人員往返差旅的時間，有效提升員工生產。此外，去年因原油價格飆漲引發的節能綠化議題，雖然今年的原油價格已跌回原有的水準，但就長期來看，在尚未開發出更好的能源前提下，原油價格的上漲應是必然的趨勢，也將使未來的差旅成本不斷增加，並為地球的環境帶來更大的負擔。所以就主觀的企業需求與客觀的環境條件都告訴中小企業，現在該是你重新思考視訊會議解決方案的時候。

 

◎    相關視訊會議設備相關規格

除了價格外，企業在選擇視訊會議另一個常碰到的問題就是規格，由於視訊會議是將雙方或多方的聲音、影像、資料進行傳輸交換達到彼此溝通的目的，當然要遵循一致的標準才能使不同廠商的設備相互連接，因此在選購產品設備時常會被這些規格標準弄的眼花撩亂，畢竟中小企業IT人員不是影音視訊的專家，以下將簡易表列一些相關規格標準，讓讀者稍有概念即可。

 

文中所列的一些規格標準讀者只需要有個概念即可，標準是死的，所以這些標準在訂定時如果不夠嚴謹或只是制定出一個架構而容許\廠商保有各自的彈性(不同廠商的產品才會有些獨特的功\能)時，就會出現宣稱支援某一標準，但實際上卻無法相連的情況。所以在產品標準的相容性上，除了可參考文件資料外，有些廠商自己也會對其他主流廠商進行相容性的測試，並列出通過測試的產品型號以供企業參考。當然這通常僅限在一些像是Polycom、TANDBERG、Sony、Aethra這些國際廠商的產品，這也是為何選購知名品牌的的原因之ㄧ，最後，還是強調需要以實際的測試連線為準。

 

◎    依成本、需求來選擇合適的視訊會議系統

目前視訊會議解決方案有很多種，像去年剛推出有如臨場的擬真會議系統，中小企業到底該如何選擇?在此我們建議中小企業還是回歸到基本的預算成本(包括0產品與網路等整個建置成本)與使用需求來評估，而不要被廠商的宣傳所迷惑。

以HD高清畫質來說，雖然是目前視訊系統的主要趨勢之ㄧ，但華厚總經理洪俊輝便表示如果只是與人進行溝通的話，一般SD畫質便已足夠；如果說要進行實體的展示時，就可以考慮採用HD高清視訊系統，而如果鏡頭輸出的影像品質夠好的話，也不一定需要另外購買實物投影機。另外要選擇會議是或桌上型的固定視訊會議設備?有些企業在購買了會議室型的視訊設備後才發現，通常是公司老闆才有需要使用遠端的視訊連線，結果每次連線時就得佔用整個會議室，這種情況下個人型的桌上視訊會議系統就比較適合，而如果會同時用到多點間的視訊，就需要考慮具備MCU(Multipoint Control Unit)多點控制功\能的視訊會議設備。

 

目前中小企業視訊產品在技術上皆已相當成熟，各大廠間的產品差異不大，所以價格還是中小企業在選擇時的參考，不過還是要注意產品的操作介面是否親善。像硬體的視訊會議設備大多可透過遙控器開始進行視訊或修改設定，但比起軟體是的PC介面總是相對繁複，如果操作介面設計不好的話反而會減少使用視訊會議的意願無法發揮應有的價值。台灣威訊得科技產品經理黃勇傑提醒，尤其是在一些像是燈光或網路調整的設定上，如果操作介面的邏輯不好，都會對一般使用者造成困擾，也是企業在使用視訊會議系統常見的問題。

 

視訊會議系統的善加利用必然有助於員工生產力的提昇，在平時可以幫企業樽節開支，一但遇到有疫情爆發或其他的緊急情況還能提供企業持續營運的能力，以下將針對較常見於中小企業的視訊會議解決方案，像是會議室型(Room-Based)、個人行動型(PC-Based)的視訊會議服務進行介紹。

 

 

動靜皆宜的視訊會議解決方案

 

視訊會議系統若要以一個最容易為人理解的例子就是平常個人常用MSN或Skype了，配上一個網路攝影機與耳機麥克風，就能與對方進行影音的直接溝通。只是這樣個人應用的視訊平台，不管在品質與穩定度上都不足以應用在正式的商務工作上，所以才有企業視訊會議系統的需求。黃勇傑經理提到，中小企業多從PC為平台的軟體視訊解決方案開始，之後覺得視訊的品質不夠，像是畫面或語音的不同布後才開始考慮硬體式的設備，來提供更好的溝通品質。

 

◎    會議室型(Room-Based)視訊會議系統

會議室型(Room-Based)指的是硬體式的視訊設備所組成的視訊會議系統，裡面可以包括視訊會議鏡頭、MCU多點控制設備、螢幕顯示設備、語音話機等。這些設備可以是各自獨立的裝置，也能彼此相互整合，像有些視訊主機本身便已內建MCU功\能，或是像Sony PCS-TL33這類桌上型視訊會議設備就同時整合了顯示螢幕、喇叭與相關的視訊會議功\能成為All-in-one的視訊會議系統。這些設備通常會擺\放在固定的地點當中，像是會議室或主管的辦公室內，如果有需要的話，部分視訊會議主機也可以搭配可推式立架移動，以便於在不同的會議事間移動，充分發揮視訊設備的效益。

 

一般說來，硬體式的視訊會議設備由於是採用硬體來進行影音視訊的編解碼，所以相較軟體會有較好的影音傳遞品質，但要注意的是不同廠商間的相容性文提，甚至是同一廠商也會發生SD與HD設備不能互連的情況。所以再安裝建置上一定要與設備供應商事先確認好視訊系統的相容性，最好能夠實際的安裝對測。至於要採用SIP或IP(H.323)的連線架構，就趨勢而言，簡單且具彈性的SIP協定前景雖然看好，但就中小企業而言，未必需要自己再建置維護一個SIP Server，所以即使目前的設備多同時支援SIP與H.323架構，但實務應用上還是以走IP網路為主。

 

▼    基礎架構的調整

在網路的頻寬與架構的調整上，視訊所需的頻寬建議可以同時連接各點數所需的頻寬，再加上20%來預估(因為應用層所使用的頻寬還需加上封包的標頭等其他損耗)，且因視訊會議同時需要上傳/下載彼此的影音資料，所以建議還是採用雙向對等頻寬，由於一般的ADSL所提供的是不對等的頻寬(如10M上載/2M下載)且在尖峰時刻無法保證頻寬，使視訊連線的品質可能會因為網路品質的不穩定而受影響，所以黃勇傑經理也建議如果企業相當要求視訊品質時可採申請專線。且因為視訊會議設備再穿越防火牆通常需要開放一定範圍的連接阜，雖然連接的視訊會議主機因為不是一般的PC設備比較不會有安全的疑慮，如果企業網管人員仍覺得不妥的話，給視訊會議系統申請專線不但可與其他員工的Internet連線加以區隔，也可減少網路安全架構的調整，同時提高視訊會議的品質，唯一的缺點就是得多增一筆網路專線的費用。

 

▼    設備的保固維修

黃經理談到攝影鏡頭內的皮帶在使用久了後也會鬆脫，所以視訊會議的硬體設備一樣會有保固維修的問題，關於這部份原廠與代理商也都有提供產品的送修保固服務，不過考慮到視訊會議系統隨時與即時的需求特性，企業要注意在送修期間是否提供備品使用(因為要送回國外原廠，檢修期間可能要超過10天)，或甚至是直接更換設備，以確保不會影響到視訊會議的安排進行

 

◎ 個人行動型(PC-Based)視訊會議系統

會議室型的硬體視訊會議系統酸然能有較好的供訊品質，但初期建置成本相對較高，且固定不變的會議設備兌一些差旅在外的商務人士或臨時需要開會時就顯的缺乏彈性，這種情況就適合採用個人行動型(PC-Based)視訊會議解決方案，讓員工即使在外也能隨時與客戶或企業內部進行溝通。

 

▼    電腦配備會影響視訊品質的好壞

個人行動型的視訊會議解決方案主要訴求是在其可移動性，採用軟體的方式執行在一般PC或NB的個人裝置上，搭配一些影像、聲音的輸出／輸入設備，像是網路攝影機、耳機麥克風、隨身化基等來進行視訊會議。因為這些隨身的影音裝置相較會議室型的專業視訊會議設備較為陽春，所以在效果上通常較差。此外，由於聲音影音的編解碼都要藉由筆電（或PC）的系統資源來運作，所以系統的配備需求也會影響到視訊的流暢，像是近一年盛行的Netbook小筆電雖然輕巧易於攜帶，但由於硬體規格不如一般NB筆電，考量視訊品質的話則不建議使用。再建置架構上，除了個人端的軟體外，通常還要搭配Server，參與視訊會議的人先在Server註冊登記帳號後，以類似像MSN即時通訊的操作方式來與已註冊在通訊名單內的人員進行連線溝通。

 

▼    軟體視訊會議架構有其限制

目前Polycom與TANDBERG這些視訊會議廠商也都有類似的軟體產品，來補足其硬體式視訊會議設備在行動型不足的問題，雖然軟體架構的的視訊會議系統在使用上較具彈性，但也有其應用上的限制。除了品質上的問題，這類視訊會議軟體也較不適於用來做兩點會議室的多人溝通。且由於是裝在個人電腦上，較容易因電腦本身的問題影響會議系統的運作，增加IT人員在故障排除時的難度。此外，像TANDBERG的Movi個人視訊軟體目前在傳送簡報資料畫面時就無法同時看到對方影像，且Movi1版本的防火牆穿越上較弱，適合內部VPN所使用，而下一版本的Movi2在這方面則會加強防火牆穿越的功\能。在授權計費上，除了硬體Server的成本外，來要包括使用人數的授權，這部份還有帳號註冊人數與線上視訊連線數的區分，這都是中小企業在事先評估時所要考慮的。

 

◎    視訊會議服務

如果企業要自行建置壹套視訊會議係懂，不管是會議型或個人行動型，都必須負責維護管理一套硬體設備，可能是視訊主機或視訊Server，所以再建置初期都需要有一筆較大的投入成本，所以像Cisco、CPCNet、HiNet這些廠商就是提供相對的視訊會議服務，可成為既有客戶的加值服務，對企業而言則可省去初期的建置成本投資，也較少有硬體的維護管理問題，以月租費用的方式來購買服務也能依員工的接受度與使用需求來彈性增加使用人數，降低錯誤投增的風險。